Informationen gemäß Artikel 12 ff. EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Verarbeitung von Daten zu schulischen und ähnlichen Zwecken am Ritzefeld-Gymnasium der Stadt Stolberg
Hiermit möchten wir Ihnen/dir gegenüber unserer Informationspflicht nach Art.13 DSGVO zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten nachkommen. Daten verarbeiten wir in Form von Akten und digital. Im Folgenden informieren wir Sie/dich über den Zweck und die rechtliche Grundlage, auf welcher wir Ihre/deine personenbezogenen Daten und die Ihres Kindes erheben und verarbeiten, an wen wir diese Daten weitergeben, wie lange wir Ihre/deine Daten speichern und welche Rechte Sie/du in Bezug auf Ihre/deine von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten haben/hast. Entsprechend Art. 14 DSGVO informieren wir Sie/dich auch über personenbezogenen Daten, welche wir von anderen Stellen erhalten. Für Rückfragen stehen wir Ihnen/dir gerne zur Verfügung.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung an der Schule verantwortlich?
Die Verantwortung für sämtliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten und die Einhaltung der Vorgaben zum Datenschutz an unserer Schule liegt bei unserer Schulleitung. Sie wird bei ihrer Aufgabe durch den schulischen Datenschutzbeauftragten unterstützt.
Datenverarbeitende StelleRitzefeld-Gymnasium der Stadt Stolberg Telefon: (0 24 02) 2 91 28 sekretariat@ritzefeld.eu |
DatenschutzbeauftragterEuregionales Medienzentrum Aachen Datenschutzbeauftragter der Schulen der Städteregion Aachen Talstraße 2 (DEPOT), 52068 Aachen Telefon: 0241/5102-205 datenschutz-schulen@staedteregion-aachen.de |
2. Auf welcher rechtlichen Grundlage erfolgt die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten und von der meines Kindes?
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Schülern und Eltern bzw. verpflichteten Personen sowie Lehrkräften erfolgt in der Schule überwiegend auf der Grundlage des Schulgesetzes von Nordrhein-Westfalen.
Alle personenbezogenen Daten, die nicht unter diese Regelungen fallen, erheben und verarbeiten wir nur mit Ihrer/deiner informierten und freiwilligen Einwilligung. Dazu gehören beispielsweise Notfallinformationen, Angaben zu gesundheitlichen Einschränkungen, Ihre Telefonnummer am Arbeitsplatz, Ihre private wie berufliche E-Mail Adresse, die Nutzung von Lernplattformen mit personalisierter Anmeldung, Aufnahmen von Fotos, Videos und Audio und Veröffentlichungen auf der Schulhomepage und in der Presse sowie die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Erstellung eines Schülerausweises.
Die personenbezogenen Daten der Schüler werden auch zur Umsetzung des Masernschutzgesetzes des Bundes erhoben. Danach hat die Schule den Nachweis zu prüfen, ob die Schülerin oder der Schüler über einen ausreichenden Impfschutz gegen Masern verfügt, eine Immunität gegen Masern aufweist oder aufgrund einer medizinischen Kontraindikation nicht gegen Masern geimpft werden kann. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sind in diesem Fall § 2 Nummer 16, § 20 Abs. 8 bis 10, 13 Infektionsschutzgesetz.
3. Zu welchen Zwecken werden meine personenbezogenen Daten und die meines Kindes verarbeitet?
Die Verarbeitung erfolgt zu einer Vielzahl von Zwecken, die mit der Organisation des Schulalltags, dem Unterricht, der Kommunikation mit Eltern und anderen Stellen zu tun haben. An unserer Schule geht es dabei um die folgenden Verarbeitungszwecke. Es geht um die
- Verwaltung von Schülerdaten, Noten und Schulbüchern
- Durchführung von Prüfungen sowie die Zeugniserstellung, Unterrichtsplanung, -durchführung und Dokumentation, Evaluation, Qualitätsentwicklung und Schulstatistik,
- Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten und Schülerinnen und Schülern,
- Dokumentation von Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen, Schulpflichtüberwachung,
- Einsatz digitaler Lehr- und Lernmittel (u. a. bettermarks, bettermarks GmbH, Berlin; ANTON, solocode GmbH, Berlin)
- Diagnostik/ Erstellung von Förderempfehlungen/ individuellen Förderplänen, Erstellung von Fördergutachten (AO-SF Verfahren),
- Öffentlichkeitsarbeit und Förderung des Schullebens,
- Organisation des Schülerspezialverkehrs,
- Ausstellung eines Schülerausweises: Verarbeitet werden außer dem Foto noch Name, Vorname, Geburtsjahr und eine interne Schüler ID. Die interne Schüler ID, kann als Lesernummer für Ausleihen in der Schülerbibliothek und für die Bezahlung in der Mensa genutzt werden.
- Praktikumsverwaltung.
- Nachweis Masernschutzgesetz (Information, dass der gemäß Masernschutzgesetz des Bundes (hier: § 20 Abs. 9 Satz 1 Infektionsschutzgesetz) erforderliche Nachweis durch bzw. für die betroffene Person gegenüber der Schule erbracht oder nicht bzw. nicht zureichend erbracht worden ist.).
- Durchführung und Organisation von Klassenfahrten, Schulausflügen und sonstigen Veranstaltungen.
4. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten und die meines Kindes gespeichert?
Wie lange die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gespeichert werden, gibt das Schulgesetz NRW vor. Die Tabelle gibt einen Überblick über die Dauer der Aufbewahrung.
| Nr | Datenarten | Aufbewahrungszeit/ Löschfrist |
| 1 | Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen | 50 Jahre |
| 2 | Schülerstammblätter | 20 Jahre |
| 3 | Zeugnislisten, Zeugnisdurchschriften, (soweit es sich nicht um Abgangs- und Abschlusszeugnisse handelt), Unterlagen über die Klassenführung (Klassenbuch, Kursbuch), Akten über Schülerprüfungen | 10 Jahre |
| 4 | alle übrigen Daten | 5 Jahre |
| 5 | von Lehrkräften mit Genehmigung der Schulleitung auf privaten Computern verarbeitete personenbezogene Daten | 1 Jahr (nach Abgabe des Schülers, ab Ende des Kalenderjahres) |
| 6 | Veröffentlichungen auf der Schulhomepage | Soweit nicht durch eine Einwilligung anders geregelt, nach Ende der Schulzeit. |
| 7 | Führen einer Schulchronik: 1. Name, Geburtsname, Vorname, Geschlecht, 2. Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland, 3. Anschrift, 4. Daten über die Dauer des Besuchs der Schule. | unbegrenzte Speicherung |
| 8 | Foto des Schülerausweises | Nach Ende des jeweiligen Schuljahres. |
Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten oder Dateien abgeschlossen worden sind, jedoch nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet, sofern nichts anderes bestimmt ist.
5. An wen übermittelt die Schule meine personenbezogenen Daten und die meines Kindes?
Wir übermitteln personenbezogenen Daten regelmäßig oder bei Bedarf an Stellen außerhalb der Schule. Dazu gehört das Schulministerium (IT.NRW) für statistische Auswertung und Planung. Im Rahmen der Schulgesundheitspflege ist es die untere Gesundheitsbehörde, die aufnehmende Schule bei Schulwechsel, Erziehungsberechtigte und SchülerInnen bei Mitteilungen und Zeugnissen und außerdem noch Jugendamt, Landesjugendamt, Schulaufsicht, Schulträger, soweit dieses zur Erfüllung der Aufgaben der Schule erforderlich ist. Innerhalb der Schule sind die Lehrkräfte Empfänger. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird ein Teil der Daten vom örtlichen Archiv übernommen. Zur Öffentlichkeitsarbeit übermitteln wir gelegentlich personenbezogene Daten an die lokale Presse.
Kann der Nachweis gemäß Masernschutzgesetz nicht oder nicht in zureichender Art und Weise erbracht werden, ist die Schule verpflichtet, diese Tatsache zusammen mit weiteren personenbezogenen Daten unverzüglich an das zuständige Gesundheitsamt zu übermitteln. Diese Benachrichtigungspflicht besteht nicht, wenn es um eine Neuaufnahme in die Schule geht und das Kind oder der Jugendliche noch nicht oder nicht mehr gesetzlich schulpflichtig ist; eine Betreuung in der Schule scheidet dann aus.
6. Welche Pflichten habe ich als Betroffener gegenüber der Schule?
Als Erziehungsberechtigter sind Sie verpflichtet, uns bestimmte erforderliche personenbezogene Daten mitzuteilen. In unserem Erhebungsbogen, welche Sie bei Anmeldung Ihres Kindes an der Schule ausfüllen, sind diese Daten als verpflichtende Angaben kenntlich gemacht. Erteilen Sie vorsätzlich oder fahrlässig keine, unrichtige oder unvollständige Auskunft, begehen Sie eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße geahndet werden kann.
7. Welche personenbezogenen Daten erhält die Schule von anderen Stellen?
Bei einem Schulwechsel erhalten wir von der abgebenden Schule in Kopie personenbezogene Daten, die für die weitere Schulausbildung von Bedeutung sind. Das sind Individualdaten und gegebenenfalls Daten über sonderpädagogischen Förderbedarf, gesundheitliche Beeinträchtigungen und/oder körperliche Behinderungen soweit dieses für eine besondere schulische Betreuung der Betroffenen erforderlich ist. Außerdem erhalten wir Informationen zur Überwachung der Schulpflicht und eine Zweitschrift des letzten Zeugnisses oder Halbjahreszeugnisses. Von der abgebenden Grundschule erhalten wir das Ergebnis der Grundschulempfehlung.
8. Welche Rechte habe ich als Betroffener gegenüber der Schule?
Für personenbezogene Daten, deren Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung für die Zukunft jederzeit widerrufen werden. Dabei kann der Widerruf auch nur auf einen Teil der Daten bezogen sein. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Im Falle des Widerrufs werden entsprechende Daten zukünftig nicht mehr durch uns genutzt und unverzüglich aus unserem Datenbestand gelöscht. Soweit die Einwilligung nicht widerrufen wird, gelten die oben genannten Löschfristen.
Gegenüber der Schule besteht ein Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten. Ferner haben Sie grundsätzlich ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu.